こんにちは。わたしは昼は一部上場企業で働き、夜は水商売をしています。
今回は、私が昼間大手企業で働いている経験を生かして、一流の人が会議中や会議前後で見せる立ち振る舞いをご紹介いたします。
1．だれよりも自分が1番会議を楽しむ
突然ですが、私は社内会議が大嫌いです。
組織が大きな会社ほど、事あるごとに会議を開きたがり、さらにリスクを最小限にするために多くの人を会議に招集する風潮があります。
中には定例会議を開くことが目的になっていて、いたずらに社員の貴重な時間を奪うだけの無駄な会議もあります。
とんがっていた若手の頃は招集するたびに「この会議、いらなくないですか？」と詰め寄り、納得いく目的がなければ自主的に欠席するという生意気な行動に出ていたりしました。笑
そんな私に対して、先輩が言った一言で私の価値観は180度変わりました。
「会議を有意義にするか無駄にするかはあなた次第」
最初はきれいごとにしか聞こえませんでしたが、その後の会議では自分にとって有意義にするために、主体的に発言し、疑問を投げかけ、この時間内で課題を解決しようと試みました。
するとメンバーの意見から新しいアイデアが生まれ、またそんな姿勢の私を見た上司からの評価が上がりました。それから私は会議中は受け身ではなく必ず仕切り役に徹するようになりました。
たとえあなたがリーダーでなくとも、会議での主体的な立ち振る舞いは、メンバーからも上司からも高評価を得られるだけではなく、なにより自分がその時間を楽しめることがポイントなんです。
2．ホワイトボードの1番近くに座る
ではどうしたら主体的に会議に参加できるのか、答えは簡単、率先してホワイトボードの近くに座るんです。
なんとしてもこの会議を有意義なものにするんだ、という気合を入れてペンを持ち、みんなの意見の本質を捉えるぞという気持ちでペンを走らせてまとめましょう。
ここで気をつけたいのは、ただの書記に徹しないこと、それと同時に自分の意見を主張することに必死になってメンバーの意見を聞けなくなってしまうことの2点です。そのためには下記の3点に注意しましょう。
主体的に会議に参加するには： １．自分の意見よりも相手の聞き手に回る ２．意見を引き出す質問を投げかける ３．複数の意見の本質をとらえて視覚的にまとめあげる
よく言われるように会議の場で発言しないことは、その場にいないことと同じです。
不満気に黙っていても、スマホをいじっていてもその場にいることだけでは全く意味がありません。
間違っていてもいいから、とにかくなんでもいいから、とにかく発言・質問することを意識してください。
会議中の発言については仕事がデキる人の知的な伝え方【基本篇】・【実践編】を参考にしてみてください。
この3点を気を付けながら、日々の会議に挑んでみてください。
最初はうまくまとめあげることが難しいと感じることでしょう。
そのためにはとにかく特訓するしかありません。日ごろからメモをとりながら訓練することが必要です。
3. 会議後の決定事項は秒でさばく
そもそも会議とは何かを決定するための話し合いの場、つまりなにかを成し遂げるための手法であり、目的ではありません。
（もしあなたの努めている会社で会議が手段ではなく目的化している場合はかなり危険なのでぜひ問題提起してみましょう。）
だからこそ会議後の行動こそが、その会議が意味のあるものだったかどうかを表す結果になるのです。
１．会議をラップアップする
会議が終わり解散する前に、必ず皆の前で要点をまとめましょう。
イメージはこの会議に参加していない誰かのために簡単に説明をするような感じで、
○○という課題に対しては△△という理由から□□という結論がでた。
そしてその結論からくるTODOを箇条書きにしましょう
□□を実行するためには、まずAとBとCを行う必要がある。
そしてそのTODOを必ず「人」・「時間」と結び付けましょう
Aは来週までに山田さんがまとめる
Bは明日までに青木さんが資料作成する
Cは明日中に佐藤さんが社長に共有する
2．秒で議事録を共有する
ラップアップした内容と会議の要点がわかればOKです。
面倒な場合はホワイトボードの写メを共有しておきましょう。ここで必ず忘れてはいけないことは、「秒で共有する」ということです。
ビジネスマンは、つねに目の前の業務に集中しているため、過ぎたものに関しては驚くほど無頓着になりがちです。
数週間たってから、「で、あれ結局なんだったっけ？」「あの会議でなんて結論だしたんだっけ？」なんて聞かれることも多々。
これではせっかくの会議が無駄に終わってしまいます。
だからこそ、できたてほやほやのうちに議事録を共有することが大切なのです。
理想をいうと、会議後解散して、皆がお手洗いや喫煙所に行って、席に戻ってきた時にはもう【本日のMTG議事とTODO共有】というタイトルでメールが入っているスピード感が望ましいですね。笑
3．秒で次回の日程を調整する
これは社内会議というより、クライアントとの会議に関して言えることです。
特にお得意様や、ずっと関係性を築いていたいクライアントに対しては必須事項といえます。
売れっ子のキャバ嬢は、必ずお客様とのデートや同伴中に次の同伴の約束を決めてしまいます。
「じゃあ次は○○連れてってほしいなぁ来月とか？」といった感じです。
なぜなら次の約束がないと、忘れられてしまい、挙句の果てには浮気されてしまう危険性があるからです。
社内会議の場合は、会議でうまく課題が解決できる結論が導けなかった場合、時間が来てしまい「とりあえずいったん今日はこのへんで」というふわっとした終わり方が一番危険です。
結局そのままふわふわと宙に浮いたまま時が過ぎ、結果自分がひとりで考えなければならないというようなことに陥るので、すかさず「いつにしますか？」と切り出しましょう。
いかがでしたでしょうか？
これまで退屈だった会議を明日からはあなたの手で楽しく有意義なものにしてみてください。
世界のエリートが大事にしている基本
今回ご紹介したような具体的なアイデアが書かれています。実践的なことがたくさん書かれているためとってもためになります。
ゴールドマン・サックスに新卒で入社し徹底的に鍛えられ、その後ハーバードに留学しMBAを取得後、マッキンゼーでコンサルとして活躍した著者が、それぞれの現場の上司や先輩、優秀な同期から学んだ、世界でも通用する、一生成長し続けるための「仕事の基本」。(amazonより)
このブログの著者
asuka(30代)
昼は上場企業で働き 夜は水商売をしています。
お昼の仕事、夜の仕事、テラスハウスやバチェラー、
恋愛や女性の生き方について ご紹介していきます。
